Восстановление учета: «мелочь, которая может подождать»?

Бухгалтерия — весьма щекотливая область, а бухгалтерский труд, несмотря на «непыльность», нелегок. В Беларуси действительно можно получить должность даже главного бухгалтера, не имея абсолютно никакого опыта работы, просто окончив специализированные курсы.

Вместе с тем не все получившие соответствующие документы являются хорошими специалистами. Молодые неопытные бухгалтеры часто переоценивают свои возможности, не хотят показаться некомпетентными перед нанимателем. Их действия могут привести к множеству ошибок, в результате чего руководитель перестает спокойно спать, жить, трудиться, не опасаясь, что его предприятие не пойдет ко дну из-за финансовых проблем.

Некомпетентный бухгалтер «способен» неверно составить бухгалтерскую отчетность, неправильно начислить налоги, что грозит штрафами, заморозкой счетов предприятия. Также в случае отсутствия ведения бухучета и первичных документов начисляются дополнительные налоги и пени, накладываются штрафы при проведении налоговой проверки.

Как правило, при отсутствии отчетности или ее неправильном ведении руководство организации теряет возможность принимать правильные решения, которые должны основываться на достоверной информации о финансовом положении организации.

Действия контролеров

Если бухучет не велся должным образом или долгое время отсутствовал в принципе, необходимо прибегнуть к восстановлению учета. Восстановление учета — непростая трудоемкая задача, но без ее выполнения не обойтись, если есть желание заниматься бизнесом и дальше. Главная цель процедуры — приведение документации и бухучета организации в полное соответствие с существующими требованиями и нормативными актами. Восстановление бухгалтерии позволяет свести к минимуму нежелательные финансовые последствия и проблемы с контролирующими службами.

В соответствии с п. 1 ст. 81 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК) налоговые органы и их должностные лица в пределах своей компетенции имеют право истребовать от плательщика необходимые для исчисления и уплаты налогов, сборов (пошлин) документы (их копии), иную информацию, касающуюся деятельности и имущества. Налоговый орган вправе адресовать организации запрос, на основании которого в соответствии с п. 2 ст. 75 НК она обязана в разумный срок со дня его получения направить или выдать требуемые документы должностному лицу налогового органа либо сообщить об их отсутствии.

Как правило, плательщику, не обеспечившему ведение учета в соответствии с требованиями законодательства, контролеры предлагают восстановить бухучет (учет доходов и расходов), установив срок для этого. На основании п. 27 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее — Положение и Указ соответственно), в случае, если проверяемому субъекту хозяйствования необходимо восстановить документы, затребованные для проведения плановой проверки, то по решению руководителя госоргана проведение данной проверки может быть приостановлено. При этом срок, на который приостанавливается проверка, не может превышать трех месяцев.

Этапы восстановления

При восстановлении бухучета возникают определенные трудности. Для проведения этой работы требуются значительные затраты времени, и как правило, восстановление бухгалтерского учета и отчетности повлечет корректировку или доначисление налогов, начисленных и уплаченных ранее, размер которых может быть и незначителен, но его сложно определить заранее (к тому же это зависит и от наличия первичных документов).

Время, которое потребуется на выполнение работ по восстановлению бухучета и подготовке отчетности, зависит от периода простоя бухгалтерского подразделения. Например, квартальный отчет специализированная компания может восстановить за 2–3 недели активной работы при наличии всей необходимой документации (тарифы на восстановление бухучета). Если речь идет о годовом периоде, работы могут затянуться на 2–3 месяца. Удлинение срока обсуждается отдельно, если понадобится проводить дополнительные сверки с налоговыми органами, сопоставлять данные, частично или полностью выверять бухгалтерскую документацию.

На первом этапе необходимо провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) и сопоставить данные бухгалтерского учета и фактического наличия имущества организации. Это позволит восстановить количественный учет.

На втором этапе собирается, сортируется, обрабатывается и анализируется имеющаяся в организации бухгалтерская документация, а также электронная база данных. На этом этапе можно сменить несколько бухгалтеров и бухгалтерских фирм, которые берутся за восстановление учета компании и бросают его на полпути. Причиной тому служат несколько моментов, которые не позволяют бухгалтерам довести это «гиблое дело» до конца.

Во-первых, на момент начала работ по восстановлению учета может иметься не вся первичная документация. Поэтому для того чтобы выяснить, какие же документы должны быть отражены в учете, необходимо сделать сверки расчетов с контрагентами.

Во-вторых, бывает так, что провести восстановление учета невозможно без бухгалтерской программы, настроенной в соответствии с особенностями организации. Руководству придется вызывать программистов и настраивать бухгалтерскую программу в соответствии с особенностями работы компании.

Итак, особое внимание необходимо уделить вопросам сверки финансовых документов с поставщиками и покупателями предприятия. Тесное взаимодействие с партнерами позволяет быстро и точно восстановить необходимую документацию. Параллельно с этим проводятся сверки с инспекцией Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, РУП «Белгосстрах». Здесь также могут возникнуть проблемы: не все контрагенты (особенно госпредприятия) идут навстречу организациям, восстанавливающим бухучет, поднимают документы из архивов, тратят время еще и на отправку их по факсу.

На третьем этапе — после того, как основные данные бухучета будут восстановлены, — подготовленные бухгалтерские и налоговые отчетности за оговоренные периоды сдаются в налоговую инспекцию, уплачиваются недоимки по налогам.

На четвертом, заключительном, этапе предприятию следует обратиться в аудиторскую компанию для получения независимой аудиторской оценки. При этом проверку должен выполнять специалист, не участвовавший в первоначальном восстановлении бухучета. По итогам аудита указываются замечания и рекомендации по дальнейшему ведению бухгалтерского учета.

Отметим, что для восстановления бухучета лучше всего воспользоваться услугами специализированных фирм. При этом по окончании всех процедур необходимо потребовать от компании отчет и акт приема-передачи выполненных работ. Если компания передает документацию аудитору, то также обязательно составляется акт приема-передачи документов.

Выбор и контроль

Принимая на работу бухгалтера, необходимо протестировать знание им особенностей бухгалтерского учета в сфере деятельности компании, проверить навыки пользования специализированными программами. Зачастую «горе-бухгалтер», не разбираясь в настройках бухгалтерской базы данных 1С, формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, полностью полагаясь на программу. При этом он даже не подозревает, что некоторые конфигурации программы не настроены. Например, бухгалтер начисляет заработную плату за июнь 2013 года, не зная, что в разделе «Константы» указан размер стандартного налогового вычета годичной давности, который нужно менять вручную. Результат — неверное начисление зарплаты, налогов и отчислений.

При выборе бухгалтера необходимо определиться с возрастными предпочтениями. Молодые бухгалтеры имеют теоретические знания в области учета, с готовностью берутся за все новое. У них большие амбиции в плане профессии и в отношении оплаты труда. Но опыта у них недостаточно и наработок в профессиональном плане немного. Денег же за свою работу они хотят по-максимуму. И еще: девушки-бухгалтеры выходят замуж и уходят в декрет в самое неподходящее время для компании.

В этом плане на специалистов среднего возраста можно положиться больше. Причем их зарплатные ожидания более скромны, чем у молодых специалистов.

Категория 60-летных бухгалтеров рассматривается отдельно. У этих специалистов за плечами большой опыт, однако возраст бухгалтера — не всегда показатель его ума и профессионализма. «Бабушка»-бухгалтер будет без энтузиазма изучать и запоминать часто меняющееся законодательство; изменить ее укоренившееся мнение по тому или иному вопросу ведения бухучета зачастую бывает невозможно.

Как показывает практика, 80% сотрудников работает хорошо, если их труд контролируют. Самый верный способ контроля вашего бухгалтера — зайти в программу 1С и проверить оборотно-сальдовые ведомости по нескольким счетам. Например, сч. 10 «Материалы» и сч. 41 «Товары» содержат информацию о наличии и движении товарно-материальных ценностей компании. Сальдо по сч. 10 и 41 означает остаток ТМЦ на отчетную дату. Случается, что на складе товаров нет, а по сч. 41 числятся товары на миллионы рублей. Также могут числиться материалы с 2009 года, которые давно были использованы.

Очень важная информация отражается на сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и на сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Думается, каждого руководителя интересуют данные о расчетах с контрагентами. Анализируя эти счета, можно увидеть, проведены те или иные документы и платежи, нет ли просроченной задолженности. Если какие-то суммы вызывают у руководителя сомнение, необходимо попросить бухгалтера прокомментировать создавшуюся ситуацию.

Если в бухучете были выявлены ошибки, исправить их следует немедленно. Поскольку одна ошибка порождает другую, и в конечном итоге придется полностью менять всю организацию бухучета в компании.

Особо стоит отметить важность сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и контроля за ним. Руководителю не бесполезным будет просмотреть ведомости начисления заработной платы, проанализировать, нет ли необоснованных завышений, все ли вам понятно в исчислении налогов, сборов, отчислений.

Для того, чтобы проанализировать бухгалтерские отчеты, оборотно-сальдовые ведомости, налоговые декларации, необходимо иметь определенные знания в сфере бухучета. Поэтому самый верный способ проверить компетентность вашего бухгалтера и состояние бухучета предприятия — проведение аудиторской проверки.

Промедление смерти подобно

Удивительно, но некоторые владельцы бизнеса, руководители компаний все равно продолжают задаваться вопросом, обязательно ли им восстанавливать бухучет, либо вовсе не спешат с этим важным делом. Между тем при неправильном ведении учета организацию ожидает много различных «предвиденных» неприятностей. После того, как компания из-за отсутствия бухучета не представит либо представит некорректную  налоговую отчетность с существенными отклонениями (например, отклонение выручки от реализации от поступления денежных средств на расчетный счет предприятия), ее счета могут быть арестованы налоговыми органами либо руководитель будет приглашен  для беседы и объяснения причин возникших расхождений.

Если восстановления бухучета по-прежнему не происходит, то арест счетов влечет приостановление хозяйственной деятельности организации. Кроме того, на юридическое лицо и руководителя организации налагается штраф. Вместе с тем законодательством предусмотрена возможность проведения проверок при отсутствии у проверяемого субъекта документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением. В таком случае на основании п. 17 Указа, а также п. 2 ст. 81 НК контролирующему (надзорному) органу (в том числе налоговому) предоставлено право в пределах своей компетенции определять размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) двумя методами:

— на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о проверяемом субъекте, полученных от других госорганов, юридических и физических лиц;

— расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности.

Суммы допричислений по акту проверки с применением одного из методов составят намного большие суммы, так как в этом случае расходы организации и налог на добавленную стоимость к зачету не принимаются, ввиду отсутствия полностью либо частично первичных учетных документов.

Невыполнение процедуры восстановления бухучета ведет и к тому, что все заинтересованные лица, включая кредиторов, акционеров, партнеров по бизнесу, банковские учреждения, не смогут получить достоверную информацию о деятельности фирмы, о том, насколько устойчиво ее имущественное положение.

Если бухгалтерский учет по-прежнему остается невосстановленным, то в результате проверок налоговыми органами на организацию накладываются все новые и новые штрафы.

В результате компания, которая не занялась восстановлением бухгалтерского учета, теряет деловую активность, доверие партнеров и кредиторов, обманывает своих акционеров и к тому же оказывается должной государству значительную сумму. При этом отсутствие бухучета и игнорирование необходимости его восстановления не позволит предъявлять претензии налоговым органам в случае, если какие-то штрафы и пени будут начислены безо всяких на то оснований.

Непроведение восстановления бухучета заставляет руководство компании продвигаться по океану рыночных отношений на ощупь, не имея представления о своих активах и пассивах, сумме долгов и обязательствах перед кредиторами и по договорам.

В этой связи не стоит ждать, пока нагрянет беда, — проблем с восстановлением бухучета можно избежать заранее. Необходимо контролировать эффективность работы бухгалтеров вашей компании, отсеивать при приеме на работу «горе-бухгалтеров», своевременно выявлять некомпетентных специалистов бухгалтерской службы.

Плательщику, не обеспечившему ведение учета в соответствии с законодательством, контролеры предлагают восстановить бухучет, установив срок для этого.

Квартальный отчет специализированная компания может восстановить за 2–3 недели активной работы при наличии всей необходимой документации.

Для восстановления бухучета лучше воспользоваться услугами специализированных фирм; по окончании всех процедур необходимо затребовать отчет и акт приема-передачи выполненных работ.

«Горе-бухгалтер» не разбирается в настройках бухгалтерской базы данных 1С, зачастую формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность, полностью полагаясь на программу.

Каждого руководителя интересуют данные о расчетах с контрагентами. Анализируя эти счета, можно увидеть, проведены те или иные документы (платежи), нет ли просрочки. Как правило, это годовой бухгалтерский баланс и уточненные декларации по налогам и сборам.

«Финансовый директор» № 07-2013, стр. 53-55; Скачать в PDF