Передача бухгалтерии на аутсорсинг: плюсы и минусы

В последние годы аутсорсинг получил широкое распространение в белорусской бизнес-среде, перестав быть диковинкой. Так, фирмы все чаще передают на аутсорсинг свою бухгалтерию.

Организациям вовсе не обязательно содержать собственную бухгалтерию. Вместо этого можно воспользоваться услугой аутсорсинга, передав дела сторонней компании или частному специалисту. Такой вариант подойдет тем, кто хочет сэкономить и сделать свой бизнес мобильным, либо тем, кому некогда возиться с многочисленными финансовыми документами и бланками отчетности.

В зарубежных странах подобная практика поставлена на поток. Большинство небольших фирм (да и многие крупные!) вообще не содержат штатных бухгалтеров. И это понятно. Например, в США или Великобритании бухгалтерия — это техническая работа, сводящаяся к правильной регистрации всех средств бизнеса и заполнению стандартных форм отчетности. А такую кропотливую и точную, но не слишком сложную работу могут выполнять квалифицированные специалисты консультационных компаний. У нас же бухгалтер — человек скорее творческий. Запросы владельцев бизнеса порой просто невыполнимы. Обычно от белорусского бухгалтера требуется сделать все так, чтобы компания заплатила в бюджет сущие копейки. И налоговая инспекция осталась бы при этом довольна.

Выгоды аутсорсинга

По статистике большинство белорусских фирм предпочитают внешней бухгалтерии собственную. Тем не менее малый и средний бизнес все чаще используют услуги аутсортинговых организаций, заключая договоры на оказание необходимых им услуг. Что это дает владельцам бизнеса?

       1. Структурную и кадровую оптимизацию процессов фирмы. Необходимо отметить и то, что в противовес штатным сотрудникам компания, предоставляющая услуги аутсорсинга, не уходит на больничный, не берет отпуска или отгулы.
       2. Возможность пользоваться услугами работников с высокой квалификацией.
       3. Сокращение площадей, арендуемых для ведения бизнеса.
       4. Уменьшение налоговой нагрузки: благодаря использованию аутсорсинга фонд оплаты труда значительно сокращается, а вслед за этим и страховые отчисления становятся меньше.

Чем и кому выгоден бухгалтерский аутсорсинг?

Если говорить конкретно о бухгалтерском аутсорсинге, то, во-первых, это реальная экономия на расходах. Если вы полностью поручаете бухучет сторонней фирме, у вас уже нет необходимости содержать свою бухгалтерию.

Во-вторых, чаще всего такие услуги оказывают аудиторские компании. В результате бизнесмен получает не только бухгалтера, но и аудитора, консультанта по вопросам налогового учета, специалиста в области трудового законодательства, квалифицированного юриста.

В-третьих, отдать бухучет сторонней организации можно на любом этапе деятельности и в каком угодно состоянии. Например, если главный бухгалтер уволился перед самой сдачей баланса, а на поиск нового специалиста у вас просто нет времени, то аутсорсинг бухучета — неплохой выход из затруднительного положения. Конечно, придется заплатить двойную, если не тройную цену, но это того стоит, ведь отчетность будет составлена грамотно и сдана вовремя. К тому же при аутсорсинге предоставляются гарантии и страхуются риски.

В-четвертых, аутсорсинг бухгалтерских услуг зачастую удобен и выгоден компаниям, занимающимся несколькими видами бизнеса.Скажем, найти бухгалтера, хорошо разбирающегося и в строительстве, и в торговле, и в оказании услуг, практически невозможно, а держать пять бухгалтеров в штате — накладно. При аутсорсинге же таких проблем не возникает. Предприниматель ставит перед аудиторской компанией четкую задачу: организовать бухгалтерию в конкретной фирме, со всеми ее особенностями.

Кроме того, аутсорсинг выгоден тем, кто занимается сезонным бизнесом (не будешь же каждый квартал набирать новый штат финансистов!). Использование внешней бухгалтерии эффективно и при реализации инвестиционных проектов, когда инвестор и управляющий — не одно и то же лицо. В этом случае проще обеспечить независимость учета и ввести механизм контроля за освоением инвестиций.

Итак, аутсорсинг выгоден тем, кто только начинает свой бизнес, инвесторам, заинтересованным в независимом контроле за ходом инвестпроекта, а также предпринимателям, которым необходимо восстановить бухучет или сократить свои расходы.
Следует отметить, что за каждым заказчиком закрепляется персональный главный бухгалтер. При этом клиент аутсорсинговой компании при наличии спорной (сложной) ситуации может обсудить за «круглым столом» наболевшие вопросы, выслушать мнения нескольких высококвалифицированных специалистов, что поможет принять правильное решение.

Каждая компания, предоставляющая услуги аутсорсинга, стремится быть лучшей, постоянно совершенствуя качество оказываемых услуг, находить общий язык даже с самыми трудными клиентами, искать неординарные решения поставленных задач, ориентируясь на выявление и удовлетворение действительных нужд и пожелания клиента. Самое главное для аутсорсинговой компании — ее деловая репутация перед партнерами и госорганами, которая не может ставиться под сомнение никогда.

Риски аутсорсинга

Самый главный риск — вы открываете все сведения о своей деятельности посторонним лицам. Поэтому, если предприниматель опасается, что данные о его компании могут попасть в руки конкурентов, ему лучше заранее проверить благонадежность и порядочность внешних бухгалтеров. Конечно, конфиденциальную информацию можно получить и из других источников, но в случае с аутсорсингом такие материалы бизнесмен передает в чужие руки добровольно.

Еще один аргумент против использования внешней бухгалтерии — отсутствие контроля за деятельностью фирмы или специалистов, предоставляющих бухгалтерские услуги. Счетовода, который состоит в штате компании, руководитель может полностью проверить и организовать его работу так, как ему удобно. Через предпринимателя проходят все бухгалтерские документы. И пусть даже бизнесмен не всегда хорошо разбирается в отчетности, но то, что он лишний раз проконтролирует своего сотрудника, пойдет всем только на пользу. А вот при использовании внешней бухгалтерии предприниматель практически изолирован от подготовки и сдачи отчетности, что может повлечь за собой самые неприятные последствия.

Вот что рассказал один из клиентов аутсорсинговой организации: «У нас была небольшая фирма, осуществлявшая экспорт продукции со склада в Республике Беларусь. Офис был очень маленький, там работали всего трое сотрудников. Иметь собственную бухгалтерию было просто невыгодно. Из двух вариантов — бухгалтер-надомник или фирма — выбрали второй. Услуги чуть дороже, но мы думали, что фирма — более надежный вариант. И заключили договор, согласно которому еженедельно представляли все наши первичные документы. Каково же было удивление, когда мы узнали, что в течение полугода от нашего имени в налоговую инспекцию шли нулевые отчеты! У нас прошла выездная налоговая проверка, которая выявила кучу нарушений».

По этой причине настоятельно рекомендуем периодически запрашивать у аутсорсинговой организации отчеты о деятельности вашей фирмы, например, по форме, разработанной вами с учетом специфики деятельности.

Впрочем, подобных проблем можно избежать. Заключая договор с компанией, оказывающей аутсорсинговые услуги, разумно передавать документы по описи или просто предоставлять копии.

Когда все оформлено по правилам и бизнесмен пользуется услугами специализированной компании, следует урегулировать порядок возмещения вреда. Если фирма недобросовестно подошла к выполнению своих функций, в результате чего вашей компании был нанесен ущерб, она должна возместить потери — платит тот, кто «напортачил». К слову, ответственность фирмы-исполнителя перед заказчиком предусмотрена гражданским законодательством.

И последнее. Когда предприниматель заключает договор, компания обещает, что ваш учет будут вести «специалисты самой высокой квалификации». Но на практике небольшие фирмы, оказывающие аутсорсинговые услуги, привлекают кадры с весьма сомнительной квалификацией — они дешевле. Вести отчетность и весь бухгалтерский учет поручается не аудиторам, а тем же самым бухгалтерам-надомникам. Результаты могут быть плачевными. И если возникнет конфликтная ситуация, существует опасность просто не найти концов. Привлечь к ответственности нерадивого бухгалтера невозможно — скорее всего, с фирмой его не связывают договорные отношения.

Как избежать неприятностей?

Если предприниматель решит отдать бухучет в руки специализированной компании, ему стоит побольше узнать о ней. И здесь возникает проблема выбора аутсорсинговой фирмы или специалиста.

Лучший вариант — воспользоваться рекомендацией коллег, партнеров, знакомых или друзей. Если такой возможности нет, то информацию придется искать самостоятельно. Конечно, обращаться в детективное агентство не нужно. Чтобы сделать правильные выводы, зачастую достаточно проанализировать информацию, которую фирма сама предоставляет о себе.

Несмотря на то что услуги аутсорсинга не лицензируются, чаще всего их оказывают аудиторские компании. Поэтому прежде всего узнайте, есть ли у работников фирмы аттестаты аудиторов на осуществление аудиторской деятельности. Кроме того, играет роль время работы компании на рынке, наличие у нее различных сертификатов, дипломов. Кстати, количество услуг аутсорсинговой фирмы тоже имеет немалое значение. Соответственно, чем шире их спектр, тем лучше — тогда компания сможет решить гораздо больше задач.

Довольно часто между бухгалтерскими компаниями и различными госорганами складываются, так сказать, неформальные отношения. Однако охватить все службы, скажем, налоговой инспекции невозможно. Поэтому есть смысл подбирать аутсорсинговую компанию в зависимости от того, где предприниматель или фирма состоят на учете и где у аутсорсеров есть связи. Тогда внешние бухгалтеры будут с легкостью решать все проблемы в официальных структурах.

Помимо этого, необходимо уточнить, кто именно будет готовить вашу отчетность. Специалист, который станет вести бухгалтерию, должен быть сотрудником фирмы. Не лишним будет познакомиться с ним напрямую и выяснить его профессиональный уровень. Диплом просить вовсе не обязательно — это прерогатива работодателя, а вот задать специалисту несколько специфических вопросов предпринимателю не мешало бы.

В заключение хочется отметить: поставщиков у любого предприятия могут быть сотни, а вот аутсорсер бухгалтерии — только один. Затраты предприятия на аутсорсинг бухгалтерского учета — невысокая плата за уверенность владельцев, клиентов и партнеров в стабильном положении компании.

«Финансовый директор» № 11-2012, стр. 61-63; Скачать в PDF