Аутсорсинг — дело тонкое

«Большой» поговорил с представителями компании «Финансовая лаборатория» Юрием и Анной про аутсорсинг как способ не только сэкономить на штатном бухгалтере, но и избежать ошибок в финансовых отчетах, про перспективы роста такого способа ведения бухгалтерии и то, в каком направлении развивается бухгалтерский рынок Беларуси.

—     Почему предприятие должно отдавать ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг?

—     Тут много причин. Одна из основных — экономическая, ведь, обращаясь к аутсорсингу, можно платить не за «целого» бухгалтера, а за его «половину» или «четверть». Это значительно дешевле, чем нанимать в штат специалиста. Еще одна причина — в качественном и квалифицированном персонале, который сложно найти среднему и малому бизнесу. На подбор таких кадров обычно уходит очень много времени, а в аутсорсинговых фирмах они уже подобраны. Чаще всего бухгалтерские услуги оказывают аудиторские компании. В результате бизнесмен получает не только бухгалтера, но и аудитора, консультанта по вопросам налогового учета, специалиста в области трудового законодательства, квалифицированного юриста. За счет богатого практического опыта заказчику гарантированы спокойствие и уверенность в правильности совершаемых действий. Не секрет, что иногда какие-то мелкие ошибки могут проявляться и спустя несколько лет — например, при проверке налоговой. А как тогда найти человека, который лет десять назад работал в компании бухгалтером и «недосмотрел»? Привлечь старого бухгалтера к возмещению убытков (разве только к административной ответственности) практически невозможно: к сожалению, специфика трудовых отношений в Республике Беларусь такова, и в случае возникновения вопросов со стороны налоговых органов руководитель остается «один на один» со своими проблемами. В отношениях с аутсорсингом уровень ответственности куда выше, чем был бы у штатного или приходящего бухгалтера. Немаловажен и тот факт, что, передавая бухгалтерию на аутсорсинг, руководитель может не беспокоиться о человеческом факторе: сотрудники аутсорсинговой компании не соберутся все вместе в отпуск, не заболеют и не уйдут в декрет, оставив предприятие без бухгалтера, — все специалисты взаимозаменяемы и вопросы в компании решаются по мере возникновения. Следует отметить, что аутсорсинг бухгалтерского учета помогает руководителям и собственникам компаний оптимизировать свое рабочее время. Вы можете заниматься стратегическим планированием бизнеса и решением поставленных задач, пока бухгалтеры-аутсорсеры, которых не видно и не слышно, занимаются вашей бухгалтерией.

—     Приведите конкретные примеры, когда стоит обращаться к аутсорсингу.

—     Вы новичок в бизнесе, зарегистрировали предприятие… А что делать дальше? Куда идти, какие сведения подать в ИМНС, как организовать документооборот, как принять сотрудников в компанию, какие документы необходимо получить и какую систему налогообложения выбрать? Если у вас возникли такого рода вопросы — при обращении к аутсорсингу они будут благоприятно решены. Другой пример. Вы собственник бизнеса, и при систематическом получении отчетов бухгалтерской службы у вас возникает чувство, что «что-то не так» с полученной прибылью по итогам месяца, квартала, года. Не получив вразумительного ответа от бухгалтера, обращаетесь за помощью в аудиторскую компанию.

—     Если сравнивать Беларусь с соседними странами, насколько развита эта практика у нас?

—     В Республике Беларусь аутсорсинг бухгалтерии — относительно новый вид услуг, в отличие от США и стран Европы, где он уже получил широкое распространение. Большинство зарубежных компаний малого и среднего бизнеса вообще не содержат штатных бухгалтеров, предпочитая аутсорсинг, и при этом имеют возможность сосредоточиться на ведении бизнеса. Основная причина — простота бухгалтерского учета и документооборота. Если обратиться к цифрам, то в США около 90% компаний передают бухгалтерию сторонней организации, в европейских странах — около 85%, лидером аутсорсинговых услуг на одну компанию является Израиль — около 96%. К сожалению, в РБ такой статистики на сегодняшний день нет.

—     Как выглядит сам бухгалтерский процесс?

—     В «финансовой лаборатории» существует правило — клиент не беспокоится ни о каких «мелочах». Он платит деньги и представляет надлежащим образом оформленную первичную документацию, а остальное его не волнует. Бухгалтеры занимаются всеми проблемами сами, предоставляя заказчику только результат. Надо было сделать «вчера» — как правило, у нас не работает. Все поручения и задания выполняются в срок и в полном объеме.

—     Сколько может сэкономить фирма, если переведет бухгалтерию на аутсорсинг?

—     Экономия экономии рознь. К нам, например, приходили с конкретной целью экономить и говорили: «Я хочу платить вам не больше, чем платил своему бухгалтеру». Но услугу-то хотят получить качественную. Ни для кого не секрет, что качественно и дешево не бывает. Печален тот факт, что большинство белорусских предпринимателей волнует лишь экономия денег для выплаты зарплаты, с этой целью они и обращаются в бухгалтерскую компанию. Западные бизнесмены мыслят иначе в силу накопленного опыта, отдавая предпочтение аутсорсингу в первую очередь не для минимизации расходов, а для минимизации рисков и получения квалифицированных услуг. Вопрос экономии заключатся в следующем: в небольшой белорусской фирме ежемесячные затраты на содержание штатного главного бухгалтера составляют около 900-1 500 у.е., то есть за квартал сумма составит более 3 тысяч у.е.: заработная плата бухгалтера, налоги и отчисления от заработной платы, обслуживание бухгалтерской программы, специальная литература, консультационные расходы, повышение квалификации, содержание рабочего места сотрудника, другие расходы. В этом случае руководитель предприятия, взвесив все за и против, должен принять решение, по силам ли ему содержать штатную бухгалтерию или целесообразнее передать ее на аутсорсинг, где стоимость зависит от количества совершаемых сделок и документооборота. Расчеты за услуги с аутсорсинговой компанией производятся в безналичном порядке, а уплаченные суммы относятся в состав затрат, учитываемых при налогообложении. Как средство экономии можно отметить следующее: на освободившихся площадях можно разместить менеджера или другого сотрудника, который будет непосредственно участвовать в производственном процессе и приносить деньги.

—     Как вы в целом оцениваете бухгалтерский рынок Беларуси? Какие тенденции? Какая квалификация у наших кадров?

—     Тенденции указывают на развитие аутсорсинга и уровень подготовки кадров. Квалифицированные бухгалтеры и аудиторы объединяются в специализированные компании по оказанию консалтинговых, бухгалтерских и аудиторских услуг, что способствует наиболее качественному ведению бухгалтерии. Уровень кадров постепенно растет, многие белорусские специалисты выезжают для обучения бизнес-процессам за границу.

Обращаясь к аутсорсингу, можно платить не за «целого» бухгалтера, а за его «половину» или «четверть». Это значительно дешевле, чем нанимать в штат специалиста.

—     На чем может экономить предприятие, если мы ведем разговор о налогах?

—     Если мы говорим о минимизации налогов, то наша компания может помочь в этом. В настоящее время для юридических лиц и предпринимателей существуют две системы налогообложения: общая и упрощенная. В процессе работы или на основании прогнозных данных можно просчитать, как лучше работать с целью минимизации налогов. Есть много возможностей претендовать на упрощенное налогообложение, например малая численность сотрудников и небольшой объем выручки. Также можно применить такие рычаги снижения налогов, как амортизационная премия, или просчитать, например, эффективность приобретения оборудования в лизинг с целью минимизации НДС и налога на прибыль. Для любого предприятия можно найти какой-то подход.

—     Самые популярные ошибки, которые делают организации при расчете налогов?

—     Из налоговой практики, чаще всего ошибки возникают с налогом на добавленную стоимость. Это один из основных налогов, составляющих доходную часть бюджета РБ, и его нельзя ни избежать, ни обмануть. С ним очень часто ошибаются, не всегда имея возможность правильно читать между строк Налоговый кодекс РБ (его Особенную часть).

—     По каким критериям я могу оценить бухгалтерскую компанию, ее качественный уровень, если собираюсь отдавать бухгалтерию на аутсорсинг?

—     Главный критерий — деловая репутация компании. Важно смотреть на то, давно ли она действует, нет ли отрицательных отзывов о ее работе. Отлично помогает сарафанное радио — пообщайтесь с друзьями и коллегами, имеющими опыт работы с аутсорсинговой фирмой. Также можно звонить в компании и спрашивать о системе их работы, закреплены ли конкретные бухгалтеры за предприятием, есть ли аудиторы, специалисты по кадровому учету, какие условия работы.

—     В каких ситуациях штатный бухгалтер будет выгоднее, чем аутсорсинг?

—     Это дело личного характера. Если директору надо, чтобы бухгалтер был всегда под рукой, заведовал финансами его предприятия, давал ежедневные отчеты о поступивших и израсходованных денежных средствах, то он ему нужен. Отвечая на поставленный вопрос, я вижу несколько случаев, когда лучше не передавать бухгалтерию на аутсорсинг. Первый — предприятие представляет собой огромное производство с большим документооборотом, например завод или предприятие по оказанию услуг, документооборот которого обслуживает финансово-экономическая и бухгалтерская служба из нескольких десятков человек. Второй — у вас уже есть проверенный и надежный бухгалтер, с которым издавна сложились доверительные отношения. Во всех остальных случаях, по моему убеждению, бухгалтерию целесообразно отдавать на аутсорсинг, поскольку ее содержание — это дополнительная нагрузка для предприятия.

Журнал «Большой» 118-119 стр., №40, октябрь 2013 — pdf.